Naše společnost advokátní kancelář Ally, s. r. o., vás chce v první řadě ujistit, že při zpracování osobních údajů postupuje v souladu s platnými právními předpisy, zejména s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „GDPR“), zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů a předpisy regulujícími výkon advokacie.
V tomto dokumentu vás naše advokátní kancelář jako správce osobních údajů (dále jen „správce“) informuje o podrobnostech zpracování vašich osobních údajů a o právech, která vám jako subjektům údajů v souvislosti s jejich zpracováním přísluší.
1. Identifikační a kontaktní údaje správce
- Název subjektu: advokátní kancelář Ally, s. r. o.
- Adresa sídla: Josefa Lady 2106/1, 434 01 Most
- IČO: 075 99 803
- ID datové schránky: 4i3nn4e
- Telefonní číslo: +420 724 324 299
- E-mailová adresa: info@myally.cz
Společnost je zapsána v obchodním rejstříku vedeném u Krajského soudu v Ústí nad Labem pod spisovou značkou C 42594.
2. Rozsah zpracovávaných osobních údajů
V rámci naší činnosti zpracováváme převážně běžné kategorie osobních údajů, které získáváme přímo od vás, případně od jiných subjektů (např. od vašeho zaměstnavatele nebo od orgánu veřejné moci). Může se jednat především o následující osobní údaje:
- identifikační údaje – jméno, příjmení, rodné číslo;
- další základní údaje – titul, datum narození, funkce či postavení;
- adresní údaje – adresa trvalého bydliště, doručovací adresa;
- kontaktní údaje – telefonní číslo, e-mailová adresa;
- finanční údaje – číslo bankovního účtu;
- další údaje nezbytné při poskytování právních služeb – jako např. informace o dluzích, soudních sporech apod.
V ojedinělých případech se může stát, že budeme zpracovávat i tzv. zvláštní kategorie osobních údajů (citlivé osobní údaje), např. pokud vám poskytujeme právní služby v souvislosti se vznikem nemajetkové újmy, zejména újmy na zdraví.
Vaše osobní údaje jsou zpracovávány jak manuálně, tak elektronicky.
3. Účely zpracování
Osobní údaje zpracováváme vždy za určitým účelem. Vaše osobní údaje mohou být zpracovávány za následujícími účely:
a) poskytování právních služeb;
b) vedení dokumentace advokáta při poskytování právních služeb;
c) ukládání a předávání osobních údajů orgánům státní správy a veřejné moci v rámci plnění povinností správce, zejm. účetních a daňových;
d) hájení oprávněných zájmů a práv správce v případném sporu.
4. Zákonnost zpracování
Pro zajištění zákonnosti probíhá zpracování osobních údajů vždy na základě tzv. právního titulu. Bez právního titulu osobní údaje nezpracováváme.
Plnění smlouvy
Zpracování osobních údajů pro účel dle písm. a) je nezbytné pro uzavření smlouvy a plnění práv a povinností vyplývajících ze smlouvy o poskytování právních služeb.
Plnění právních povinností
Údaje zpracovávané za účelem uvedeným pod písm. b) a c) jsou nezbytné pro splnění právních povinností, které se na nás vztahují. Jde zejm. o povinnosti stanovené následujícími zákony:
- č. 85/1996 Sb., o advokacii;
- č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě;
- č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu;
- č. 563/1991 Sb., o účetnictví;
- č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty.
Oprávněné zájmy
Zpracování vašich osobních údajů pro účel uvedený pod písm. d) probíhá na základě našeho oprávněného zájmu. Naším oprávněným zájmem je přitom uložení některých podkladů a jejich využití při obraně, hájení našich práv a oprávněných zájmů v případném sporu.
5. Příjemci osobních údajů
K vašim osobním údajům mohou v některých případech získat přístup také další subjekty, zejm.:
- poskytovatelé služeb v oblasti účetního a daňového poradenství;
- dodavatelé a správci užívaných ICT;
- spolupracující advokáti a poradci;
- orgány státní správy a veřejné moci či jiné subjekty.
Vaše osobní údaje nepředáváme do třetích zemí nebo mezinárodním organizacím.
6. Doba uchování
Vaše osobní údaje jsou uchovávány pouze po dobu nezbytně nutnou pro naplnění účelu daného zpracování. Osobní údaje tedy budeme vždy zpracovávat minimálně po dobu poskytování našich právních služeb.
Osobní údaje budeme také uchovávat po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy, zejm. zákonem o advokacii, o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, o účetnictví nebo o dani z přidané hodnoty.
Vaše osobní údaje mohou být také uchovávány pro obranu a hájení našich práv a oprávněných zájmů, a to vždy však pouze v omezeném rozsahu a po dobu nezbytně nutnou.
7. Vaše práva
Jako subjektu údajů vám přísluší několik práv souvisejících s ochranou osobních údajů, která můžete v souladu s podmínkami vymezenými v GDPR uplatňovat, a to:
- Právo na přístup k osobním údajům
- Právo na opravu
- Právo na výmaz
- Právo na omezení zpracování
- Právo na přenositelnost údajů
- Právo na vznesení námitky proti zpracování
- Právo na podání stížnosti u dozorového úřadu
Právo na přístup k osobním údajům
Máte právo požadovat od nás potvrzení, zda dochází ke zpracování vašich osobních údajů či nikoliv. Pokud ke zpracování dochází, máte právo získat přístup ke svým osobním údajům a k dalším informacím souvisejícím s jejich zpracováním.
První kopie zpracovávaných osobních údajů vám bude poskytnuta bezplatně. V případě žádostí o další kopie jsme oprávněni požadovat přiměřený poplatek odpovídající vzniklým administrativním nákladům.
Právo na opravu
Máte právo požadovat opravu nepřesných osobních údajů nebo doplnění neúplných osobních údajů, které se vás týkají.
Právo na výmaz
Máte právo na výmaz vašich osobních údajů, kromě případů, kdy nám v tom brání právní povinnosti nebo pokud jsou dány jiné výjimky. Vaší žádosti o uplatnění práva na výmaz bude vyhověno, pokud:
- osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny či jinak zpracovávány;
- vznesete námitku proti zpracování a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování vašich osobních údajů;
- bude zjištěno, že osobní údaje byly zpracovávány protiprávně;
- osobní údaje musí být vymazány ke splnění naší právní povinnosti;
- osobní údaje byly shromážděny v souvislosti s nabídkou služeb informační společnosti.
Právo na omezení zpracování
Máte právo na omezení zpracování, a to v následujících případech:
- popíráte-li přesnost osobních údajů; zpracování osobních údajů je pak omezeno na dobu potřebnou k tomu, aby mohla být přesnost osobních údajů ověřena;
- zpracování je protiprávní a vy odmítáte výmaz osobních údajů a žádáte místo toho o omezení jejich použití;
- osobní údaje již nejsou potřeba pro účely zpracování, ale vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků;
- vznášíte námitku proti zpracování osobních údajů na základě oprávněného zájmu; zpracování osobních údajů je pak omezeno, dokud nebude ověřeno, zda naše oprávněné důvody převažují nad těmi vašimi.
Právo na přenositelnost údajů
V případě automatizovaného zpracování osobních údajů, které probíhá na základě uzavřené smlouvy, máte právo získat své osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Bude-li to technicky proveditelné, zašleme také na vaši žádost osobní údaje v daném formátu přímo jinému správci.
Právo na vznesení námitky proti zpracování
Máte právo vznést námitku proti zpracování vašich osobních údajů v případech, kdy je zpracování prováděno na základě oprávněných zájmů.
V případě uplatnění tohoto práva nebudeme nadále vaše osobní údaje zpracovávat, dokud neprokážeme, že máme závažné oprávněné důvody pro zpracování, jež budou převažovat nad vašimi zájmy nebo právy a svobodami.
Právo na podání stížnosti u dozorového úřadu
Pokud se domníváte, že zpracování vašich osobních údajů je v rozporu s právními předpisy, máte právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 727/27, 170 00 Praha 7 – Holešovice.
8. Způsob uplatnění práv
Uplatňovat svá práva související s ochranou osobních údajů můžete podáním žádosti adresované naší advokátní kanceláři. Obsahem žádosti musí být vždy alespoň identifikační údaje (jméno, příjmení, datum narození), adresní údaje a specifikace uplatňovaných práv.
Pro podání žádosti máte několik možností. Abychom zabránili neoprávněnému přístupu třetích osob k vašim osobním údajům, je každá z možností spojena s určitým způsobem ověření vaší totožnosti. Žádost můžete podat následovně:
- Písemně: Žádost opatřete svým úředně ověřeným podpisem, vložte do obálky nadepsané „Žádost dle GDPR“ a zašlete na naši adresu.
- E-mail: Žádost opatřete svým uznávaným elektronickým podpisem, kterým se rozumí zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu pro elektronický podpis nebo kvalifikovaný elektronický podpis, a odešlete na naši e-mailovou adresu s předmětem „Žádost dle GDPR“.
- Datovou zprávou: Žádost odešlete ze své datové schránky do naší datové schránky a do pole Věc uveďte „Žádost dle GDPR“.
Veškeré úkony související s uplatněním vašich práv jsou bezplatné. Výjimkou mohou být případy, kdy lze žádosti vyhodnotit jako nedůvodné nebo nepřiměřené, zejména z důvodu jejich opakovaného podání. V takové situaci jsme oprávněni požadovat přiměřený poplatek odpovídající vzniklým administrativním nákladům spojeným s provedením požadovaných úkonů, příp. můžeme odmítnout žádosti vyhovět.
9. Neposkytnutí osobních údajů
Obecně jste oprávněn nám své osobní údaje neposkytnout. V některých případech může být poskytnutí osobních údajů smluvním nebo zákonným požadavkem. V případě neposkytnutí osobních údajů nelze očekávat uzavření smlouvy ani plnění smlouvy mezi vámi a naší kanceláří.
Neváhejte se na nás kdykoliv obrátit s jakýmkoliv dotazem, přáním či podnětem souvisejícím se zpracováním osobních údajů. Spojit se s námi můžete prostřednictvím kontaktních údajů uvedených v úvodu.